.

Тонос :: Познай себя :: Психология личности :: Карьера :: Как управлять своим временем?

Как управлять своим временем?

  

Увеличить шрифт  Уменьшить шрифт

Исследования показывают, что работающие женщины мало получают помощи от мужчин в домашнем хозяйстве. Для успешного сочетания двух работ нужно научиться профессионально управлять своим временем. Большинство женщин не могут брать с собой домой распухший от бумаг портфель. Следовательно, планировать затраты времени им надо уметь даже в большей степени, чем мужчинам.

Как управлять своим временем?
Между молотом и наковальней
Цель такого планирования - научиться расходовать время на то, что приносит наибольшую отдачу. Большинство руководителей работают долгие часы, однако у одних результаты бывают заметно лучше, чем у других. Прямой связи между степенью напряжения и достижениями найти невозможно. Часто ошибочно думают, что труд без отдыха - достоинство. Напротив, это наказание за неправильное планирование своего времени и неудовлетворительную организацию труда.
Для получения наибольшей отдачи от затраченного времени в первую очередь важно критическое отношение к нему. Почаще задавайте себе такие вопросы: «А может быть, я использую свое время не самым полезным способом? Нельзя ли сделать что-либо более важное? Не мог бы это сделать кто-либо иной?» Большинство людей запутываются в самом процессе работы, не всегда понимая, зачем они ее выполняют. Дела превращаются в самоцель. Организованные люди никогда не теряют из виду конечные цели.
По графику
Один из парадоксов времени заключается в том, что когда мы тратим его на планирование, у нас его становится больше. Час эффективного планирования может сэкономить 3-4 часа на выполнение плана и даст лучшие результаты. Менеджеры, затратившие 10-15 минут в конце дня на анализ сделанного и невыполненного, на планирование завтрашнего дня, выигрывают по часу. Домашнюю работу надо планировать вместе с членами семьи. Нельзя думать, что муж и дети начнут помогать сами.
Большинство людей делают только то, что от них требуют. Планируя, вы отвечаете на вопросы: чего я достигла, чего еще хочу достичь, как я этого добьюсь? Первый вопрос требует оценки ситуации, второй предполагает постановку целей, третий - составление плана действий.
Возьмем вопрос: «Чего я достигла?» Для того чтобы лучше спланировать эффективное использование времени, определите сперва, как вы его используете сейчас, как должны использовать и как запрограммировать правильное использование. Большинство людей не знают точно, как они расходуют свое время. Практически любое из серьезных исследований бюджета времени менеджеров шокирует обследованных, когда они узнают, на что ушел их рабочий день. Однако пока мы не знаем этого, мы не можем искать более рациональные варианты.
Ведение журнала для записей - это, вероятно, самый точный метод определения затрат времени. Записывайте все свои занятия за день, скажем, за 15-минутные интервалы. Для ведения записей обычно достаточно одной недели. Первоочередные задачи затем сравниваются с фактическими занятиями. Неизбежно выявляются ненужные работы, ненужные совещания; становится ясно, что с такими и такими людьми было не обязательно встречаться; становятся видны дела, не имеющие отношения к целям. Анализ данных обнаруживает похитителей нашего времени.
Можно ли улучшить использование времени, не имея целей и приоритетов? Нет. Определение целей, общего направления - по работе и в жизни - имеет решающее значение. Цели нужно устанавливать на всю жизнь, на год, на день. Запишите, что самое важное вы должны сделать на работе и по дому. Цель или план, не записанные на бумаге, - это пустое мечтание.
После установления целей нужен план их достижения. План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут и мы начнем на них реагировать. В конце смены составьте список ваших рабочих дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными вещами. Самые бледные чернила надежней самой яркой памяти.
Специалисты неустанно повторяют, что большинство людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% результата приходится на 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их.
Приоритеты классифицируются по следующим трем группам: первая очередь - наиболее важно, следует выполнить немедленно; вторая очередь - менее спешно, нужно выполнить, когда найдется время; третья очередь - низкий приоритет, можно держать до момента, пока кто-нибудь не спросит; наконец, можно выбросить, если ящик стола полон. Устанавливая очередность, вы должны отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности.
Проведите работу с бумагами. Обследования говорят, что с 80% содержимого ящиков в среднем можно расправиться при первом рассмотрении. Но средний менеджер расправляется при первом обращении только с 20%. Таким образом, 60% бумаг складывается обратно в ящик, накапливается на столе или запихивается в портфель, который относится домой и не обязательно открывается.
Организуйте свой письменный стол, свой отдел, свой дом, самое себя. От организации работы и окружения чрезвычайно сильно зависит ваш успех в правильном использовании своего времени. Работу надо сгруппировать в аналогичные занятия, максимально уменьшить текучку.
Время занятий с детьми можно тщательно спланировать и организовать прямо-таки по рабочему графику, например труд с детьми возле дома и в саду позволяет побыть вместе с ними. При совместном выполнении работ по дому можно обменяться новостями за день или неделю, составить планы и решить текущие проблемы.
Тебе половина и мне половина
Многие женщины, отчасти по привычке, нередко хотят сделать все сами. Между тем успеха добиваются те, которые умеют превосходно делегировать задания и пользоваться всевозможной помощью.
Делегирование повышает результативность. В итоге мы получаем не то, что могли сделать сами, а то, что смогли доверить другим. Делегирование стимулирует инициативу подчиненных, развивает их умения, повышает доверие.
Менеджеру нужно больше времени уделять обучению и стимулированию людей, а не выполнению технической работы. Для этого всякий раз следует поручать задания работникам по возможности самого нижнего уровня.
Бывает, однако, что делегирование понимается неверно. Делегировать - не значит просто предоставить подчиненного самому себе. Менеджер должен удостовериться, понял ли тот, чего от него ожидают, и помочь ему добиться цели. Нужно постоянно помогать, советовать, учить, как делать.
Нельзя оставлять выполнение заданий без контроля, надо регулярно требовать отчета. Если получены приемлемые результаты, их следует одобрить. Неудовлетворительную работу необходимо потребовать переделать. Но ни в коем случае не следует отбирать ее и делать самой.
Как и на работе, целесообразно делегировать и домашние обязанности.
Учитесь экономить свое время
План необходимо претворять в жизнь. Многие люди знают, чего хотят и как добиться желаемого, но медлят. Возьмите свой план на день, начните с наиболее важного. Обычно первый час определяет весь остальной день.
Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться.
Завершайте любое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как вы принялись писать отчет, письмо или речь. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз.
Думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Спросите мнение подчиненного или решите, когда вернетесь к вопросу вновь.
Пусть также станет вашей привычкой быть краткой, пунктуальной и понятной. Сэкономленные слова - это сэкономленное время. Учитесь сказать и промолчать. Учитесь также умело слушать. Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания.
Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других.
Сокращайте количество заседаний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Разошлите повестку дня всем до заседания и ограничивайте обсуждение необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не ознакомлены с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Важно устанавливать регламент для совещания и строго соблюдать его.
Экономьте время на телефонных разговорах. До важных звонков запишите основные пункты обсуждения. При вызове назовите себя и сразу же переходите к теме разговора.
Избегайте непродуктивного чтения. Пусть секретарша и ваш аппарат делают вам резюме и рефераты. Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Менее важный материал читайте в перерывах или в пути.
Если у вас важная работа, заприте дверь. Приучайте всех обращаться к вам в определенное время. Среднего менеджера отрывают от работы каждые 8 минут в течение всего дня. Очень важно регулировать этот процесс. В конец рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить расхитителей времени.
Несколько парадоксов и советов
Оставляя открытыми двери кабинета в надежде улучшить общение, менеджеры, как правило, способствуют неправильному общению. В результате их чаще отвлекают, от более важных задач.
Менеджеры часто не могут планировать потому, что на это не хватает времени. Таким образом, они не могут понять, что эффективное планирование экономит время и позволяет получить лучшие результаты.
Менеджеры склонны реагировать на спешные, а не на важные дела. Следовательно, они пренебрегают приоритетами, порождая авралы в будущем.
Ожидая опоздавших и не открывая совещание, мы наказываем пришедших вовремя и поощряем тех, кто опоздал. Не исключено, что пришедшие сегодня вовремя в следующий раз опоздают, а опоздавшие придут еще позднее...
Менеджеры не склонны делегировать свои полномочия неопытным подчиненным из-за отсутствия к ним доверия. Но ведь подчиненные могут заслужить доверие руководителя, только набираясь опыта, а это возможно лишь при выполнении порученных заданий.
Менеджеры оставляют бумаги на своих столах, чтобы не забыть о них. Потом бумаги либо теряются, либо перестают привлекать к себе внимание, лишь мешая тому, что нужно делать в данный момент.
Чем дольше менеджер задерживается на работе, тем больше он устает и тем больше у него дел, которые еще надо выполнить. В результате требуется задерживаться еще больше.
Менеджеры обычно смешивают эффективность и оперативность. Их больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы.





10.05.2010 17:54:06
spasibo


26.02.2011 11:58:30
я свами согласна. с економив своє врема ми многоє можем постичь в жизни. как говорят краткость-сестра таланта.


02.12.2011 20:42:02
спасибо за рекомендации.
Ваш комментарий к данной статье:
Жирный шрифт Курсив Подчеркнуть Выровнять влево Выровнять по центру Выровнять вправо Выровнять по ширине Вырезать Копировать Вставить Отменить Повторить Список Нумерованный список Верхний индекс Нижний индекс Вставить ссылку

Что такое Большой адронный коллайдер?



Предыдущие голосования...
НЛО в программе "Вести"
НЛО в программе "Вести"
В программе "Вести" на телеканале Россия, в сюжете "Битва гигантов в Ле-Бурже" в кадре на несколько ... Читать дальше...
Требование к МАС вернуть статус планеты Плутон
Требование к МАС вернуть статус планеты Плутон
Открытое письмо читателей журнала Тонос к Международному астрономическому союзу (МАС). До 24 авгу... Читать дальше...
Фотографии НЛО
Фотографии НЛО
На Марсе найдена жизнь!
На Марсе найдена жизнь!
Новые главы!. Открытое письмо коллективу NASA. Галерея фотографий. Ан... Читать дальше...
2012 год: конца света не будет
2012 год: конца света не будет
Известно, что с помощью натальной карты в астрологии можно определить влияние ли... Читать дальше...
С Луны исчез советский «Луноход-1»
С Луны исчез советский «Луноход-1»
О пропаже заявили специалисты НАСА. О том, что «Луноход-1» потерялся, стало изв... Читать дальше...
Грех как алиби за наслаждение
Грех как алиби за наслаждение
Рецензия на фильм «Остров» Павла Лунгина Познающий себя самого и свои аффекты я... Читать дальше...
Животные Марса
Животные Марса
Поздравляем всех, жизнь на Марсе, по всей видимости, обнаружена. Краткие разъясн... Читать дальше...
Вас приветствует tonos.ru! Мы очень рады видеть вас!
RSS-канал новостей tonos.ru Отправить письмо в редакцию журнала "Тонос"
Сообщить об ошибке на этой странице
Лицензионное соглашение
Пропустить заставку
Rambler's Top100